Es probable que la gran mayoría de los dueños y directivos de las Pequeñas y Medianas empresas latinoamericanas ya entiendan lo qué es un sistema de software ERP, pero desconocen su esencia en detalle y la profundidad de las múltiples ventajas que pueden obtener de su uso. Se entiende que un ERP permite unificar la información de todas las áreas para facilitar la toma de decisiones, pero, con frecuencia, no se pasa de una mirada superficial de esta afirmación, dejando de lado la posibilidad de incorporar la herramienta empresarial más util para mejorar procesos e incrementar la rentabilidad.
Las pequeñas y medianas empresas que utilizan adecuadamente los sistemas de planificación de sus recursos empresariales tienen más oportunidades de mejorar sus procesos operativos, reducir la carga administrativa y los costos asociados, minimizando los tiempos de respuesta, por ejemplo, los que van desde que llega un pedido de compra, hasta que se factura, se cobra y se contabiliza.
Dada la llegada de nuevos conceptos tecnológicos como la nube (o cloud) y el abaratamiento del costo de acceso a internet, el software de gestión empresarial ha ido paulatinamente pasando de ser un privilegio de las grandes empresas a ser una herramienta accesible para la PYME. No importa el tamaño de su negocio, contar con un sistema contable y de gestión empresarial adecuado a sus necesidades puede ser la diferencia entre solo sobrevivir y lograr nuevos niveles de prosperidad .
De acuerdo a los estudios realizados por la empresa Aberdeen Group, un ERP proporciona información precisa y en tiempo real del funcionamiento de su negocio al mismo tiempo que le ayuda a reducir los costos operativos y de administración en aproximadamente un 20%.
Un ERP le proporciona un sólo sistema para realizar las operaciones de su negocio en lugar de tener un sistema para ventas, un sistema para inventarios, un sistema para contabilidad. Como resultado su empresa ahorra tiempo, dinero y asegura que los datos estén correctos y actualizados ya que todo el personal utiliza la misma fuente de información. Se pueden crear reportes al minuto y tomar decisiones con base en la información “creíble”, todo esto desde su escritorio o smartphone, en caulquier parte del mundo.
¿Su Empresa lo necesita realmente?
Ahora, la pregunta que queda por responder es, ¿necesita su empresa un ERP? Si usted se identifica con cualquiera de los siguientes síntomas, lo más probable es que su empresa consiga un beneficio significativo implementando una solución ERP.
- ¿Pasa mucho tiempo traspasando datos de un sistema a otro? Una de las mayores pérdidas de tiempo en una empresa es la necesidad de repetir el trabajo. Por ejemplo, cuando el personal tiene que usar varios sistemas diferentes para llevar a cabo su trabajo.
- ¿Sus vendedores registran las ventas en el mismo sistema que utilizan sus bodegueros para administrar el inventario? Con un ERP todo su personal tendrá acceso a la misma información, los datos estarán disponibles en tiempo real y se evitarán los errores humanos ocasionados por vender productos que no existen. Cuando un negocio crece también crece su complejidad y por lo tanto la necesidad de gestionar correctamente el inventario. Para lograr un adecuado retorno de la inversión se necesita satisfacer las demandas de los clientes evitando tanto la falta de existencias como terminar con los almacenes llenos de excedentes. Si su departamento de ventas, servicio al cliente y su personal de almacén no están usando los mismos datos, esto es imposible de lograr. Por ejemplo, el aumento en la demanda de un producto fácilmente puede ocasionar que se agoten las existencias simplemente porque su equipo de compras no conoce la cantidad de producto que necesita realmente. Y si un cliente llama para preguntar la disponibilidad de un producto y la fecha en que le puede ser entregado y su personal no puede darle una respuesta correcta puede llegar a perder a ese cliente.
- ¿Es el mismo sistema que utilizan en el departamento de contabilidad? Si usted se da cuenta de que usted mismo o su personal pasan mucho tiempo traspasando datos de un sistema a otro, con el consiguiete riesgo de error, seguramente su empresa se beneficiaría de la implementación de un sistema ERP. La productividad mejorará, podrá tomar decisiones más rápidamente, reducirá la necesidad de estar revisando constantemente la integridad de los datos y tendrá más tiempo para hacer crecer su negocio.
- Si vende productos por internet, ¿su sistema se integra con su tienda virtual? Es muy probable que la respuesta sea no, lo que puede restarle ímpetu al creciente potencial del e-commerce como canal de venta.
- ¿Lucha para obtener la información que necesita? Registrar los datos es una cosa, tener la capacidad de generar informes precisos que representen fielmente el estado actual de su negocio es otra cosa muy distinta. Si para obtener la información que necesita para tomar decisiones le toma horas de trabajo tedioso manipulando datos en una hoja de cálculo (Excel), sin lugar a dudas debería buscar un sistema ERP. ¿Por qué? Pues porque cuando termina de hacer sus reportes, la información ya está obsoleta y por lo tanto las decisiones importantes para su negocio las está tomando con información imprecisa. Con un sistema ERP los reportes siempre estarán basados en la última información disponible e incluso podrá visualizar fácilmente la información en forma de gráficas lo que le ayudará a tomar decisiones más precisas. Analizar la información de su negocio no tiene porque ser una carga o un juego de azar. Si quiere empezar a tomar mejores decisiones para su negocio, la respuesta es implementar un sistema ERP.
- ¿Registra todas sus operaciones de forma manual? Si su negocio se quedó atascado utilizando lápiz y papel para registrar su información, seguramente su personal pasará una parte considerable de su tiempo ahogado en el papeleo. Un ERP será para ellos como un salvavidas. El papeleo es tedioso, llevar a la contabilidad a mano lo vuelve propenso a errores. Dedicar horas a vaciar la información de las facturas de papel a otro papel es un tiempo que estaría mejor empleado en otras actividades que aportaran más valor al negocio. Un sistema ERP puede personalizarse para satisfacer las necesidades individuales de su negocio y simplificar sus tareas diarias al mismo tiempo que le ayuda a aumentar la productividad de su personal y reducir drásticamente los costos de administración y operación.
Decidirse por un ERP
La decisión de dar el paso e implementar un sistema ERP es difícil y no se debe hacer de una forma impulsiva. Puede estar experimentando solamente uno de los problemas en particular, como errores en los datos o informes imprecisos, pero pueden ser soportables por ahora. Sin embargo, si usted detecta que su negocio experimenta dos o más de los problemas señalados, muy probablemente es el momento de empezar a pensar en cambiarse a un sistema de gestión empresarial totalmente integrado. Por lo menos, es un buen momento de empezar a considerar opciones.
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